Praktijkvoorbeelden


1. Hoe om te gaan met alle reorganisaties en veranderingen?

Onlangs heb ik een kennismakingsgesprek gehad met een psychiater (47 jaar oud) met als specialisatie ouderenzorg. Henk is door zijn leidinggevende naar mij als externe loopbaanpsycholoog/coach verwezen. In het telefoongesprek dat ik met zijn leidinggevende vooraf aan het kennismakingsgesprek heb, zegt deze dat Henk veel last heeft van alle reorganisaties en veranderingen om hem heen. Hij loopt continu te mopperen en is chagrijnig; al zijn collega’s hebben last van Henk zijn humeur en van zijn cynische opmerkingen. Zijn collega’s gaan Henk dan ook uit de weg. Zoals zijn leidinggevende zegt: ‘hij loopt te vechten tegen windmolens als een Don Quichot, de hele afdeling heeft hier last van en hijzelf nog het meest!’ In een functioneringsgesprek is zijn onvrede het onderwerp van gesprek geweest, en heeft de leidinggevende met Henk besproken dat hij zo niet verder kan. Hij stevent regelrecht af op een burnout. Zijn leidinggevende adviseert Henk dan ook naar een externe coach te gaan.

Henk belt me op om een afspraak te maken, en verschijnt 2 weken later prompt 10 minuten te laat op deze afspraak. Hij geeft direct aan dat hij eigenlijk niet zo goed weet wat hij bij mij komt doen, en vervolgens kijkt hij mij vragend aan. Ik geef aan dat ik het eigenlijk ook niet weet. Na een stilte van een paar minuten en enige aarzeling krijgen we een gesprek, waarin Henk aangeeft dat hij nog maar weinig plezier in zijn werk heeft. Hij irriteert zich erg aan alle veranderingen om hem heen, al die duurbetaalde managers doen maar wat; zijn collega’s gaan hem uit de weg; zijn patiënten zijn regelmatig boos omdat hij dubbele afspraken heeft of omdat hij veel te laat komt op een afspraak. Kortom er loopt nog maar weinig goed. Na een uitgebreide en uiteindelijk prettige kennismaking hebben we samen de volgende doelen voor de coaching bepaald:

  • Timemanagementvaardigheden: effectiever leren plannen, organiseren, prioriteiten stellen en deze bewaken;
  • Veranderingen meer zien als kansen in plaats van als bedreigingen;
  • Meer zicht krijgen op datgene wat hem energie geeft en kost.

Als eerste zijn we aan de slag gegaan met timemanagement. We hebben samen zijn agenda bekeken en besproken. En wat blijkt nu, betrokken en bevlogen als Henk is, vergeet hij nogal eens een vervolgafspraak te maken als hij op huisbezoek is geweest, of hij plant deze wel in, maar vergeet dit dan door te geven aan het secretariaat. Dit secretariaat plant namelijk ook afspraken voor hem in, waardoor er nogal eens dubbele afspraken worden gemaakt, met alle gevolgen van dien. Ook vergeet hij stelselmatig zijn reistijd en verslagtijd in te plannen. Hier gaat hij direct mee aan de slag! Tijdens een bezoek gaat hij nu het secretariaat bellen en in overleg een afspraak maken, zijn reistijd inplannen ook in overleg met het secretariaat, en per dag tijd voor zijn verslagen inplannen. Na 2 weken blijkt dit goed te werken en al enige ruimte en rust te geven in zijn hoofd en agenda. Vervolgens geeft hij aan dat hij last heeft met het secretariaat, namelijk dat die dames niet voor hem willen werken; hij loopt regelmatig het secretariaat binnen met de vraag: ‘wie wil voor mij deze brief uitwerken en een afspraak maken?” Vervolgens krijgt hij geen respons, en ziet hij alleen maar hardwerkende dames om zich heen die heel erg ingespannen naar hun beeldscherm kijken. En dan gaat hij dit verslag zelf maar uittypen, of de afspraak maken. Henk heeft veel humor, een beetje onderkoelde humor. Samen bedenken we dan ook dat hij iedere dag als het ware ‘Een secretaresse van de dag’ gaat aanwijzen en die ‘mag’ dan die dag de klussen voor hem doen. Naast het plannen en de timemanagement tips verder te verfijnen, gaat hij nu dus ook aan de slag met deze tip. Na 2 weken blijkt dit weer te werken, en krijgt hij op een prettige manier iedere dag een andere secretaresse.

Vervolgens hebben we alle veranderingen, reorganisaties en fusies besproken. Henk heeft veel kritiek en commentaar op al deze veranderingen en hangt erg aan vroeger, toen was het toch veel leuker werken en veel relaxter en gemakkelijker. Hij geeft ook aan dat hij erg ageert tegen de veranderingen en ze eigenlijk wil tegenhouden. Ik vraag hem dan ook waarom hij nooit gesolliciteerd heeft als manager, of dat hij dit in de toekomst misschien gaat doen? In een dergelijke functie kan hij namelijk actief invloed uitoefenen op de veranderingen, en kan hij meedenken. Hij geeft direct aan dat hij daar absoluut geen interesse in heeft! Al dat gedoe en dat geklaag van medewerkers, hij moet er niet aan denken! Naar aanleiding hiervan hebben we onderzocht waar hij zijn energie uit haalt, waar zijn competenties en drijfveren liggen. Met behulp van opdrachten, vragenlijsten en gesprekken hebben we de laatste gesprekken samen onderzocht waar hij energie van krijgt. Dit is uit het contact met zijn patiënten, en de groepen die hij samen met een verpleegkundige draait, de huisbezoeken die hij aflegt en de intieme gesprekken die hij dan heeft met zijn patiënten, waarbij hij de tijd uit het oog verliest (bij de laatste afspraak van de dag kan dat geen kwaad!). Uiteindelijk besluit hij dat hij moet kiezen: óf hij gaat als manager zich actief bezig houden met de veranderingen óf hij laat zijn ergernissen als psychiater los en gaat zich richten op datgeen waar hij lol in heeft. De keuze is snel gemaakt.

Na een zestal coachingsgesprekken van 1 ½ uur hebben we in een gesprek met Henk en zijn leidinggevende dit traject met succes afgerond en de doelen met een tevreden psychiater en opdrachtgever geëvalueerd.